AI-koppeling Outlook–TMS: van mailbox naar margeboost

Dagelijks stromen bij Nederlandse transport- en logistieke bedrijven tientallen tot honderden transportaanvragen binnen via e-mail. Vooral in het najaar – met Black Friday, Sinterklaas en kerstdrukte voor de deur – barst het in de mailbox van spoedverzoeken, prijsaanvragen en orderwijzigingen. Precies daar gaat nu veel tijd, geld en kwaliteit verloren.

Met de nieuwe AI-koppeling tussen Microsoft Outlook en MendriX TMS, ontwikkeld samen met Freightdog, wordt die mailbox ineens een slimme schakel in je smart mobility-keten: van e-mail naar complete transportorder in één klik. In dit artikel laten we zien wat dit concreet betekent, hoe het werkt en hoe je er als Nederlands transportbedrijf direct voordeel uit haalt.

Dit blog hoort in de serie “AI in Nederlandse Transport & Logistiek: Smart Mobility”, waarin we laten zien hoe kunstmatige intelligentie de hele keten – van routeplanning en wagenparkbeheer tot magazijnlogistiek – stap voor stap slimmer maakt.

Waarom de mailbox het grootste verborgen lek in je keten is

Veel bedrijven hebben hun TMS, ritplanning en boordcomputers redelijk op orde. Maar aan de voorkant, waar opdrachten binnenkomen, gaat het nog opvallend vaak ouderwets:

• Klant stuurt een e-mail met een transportverzoek
• Planner of binnendienstmedewerker leest de mail
• Gegevens worden handmatig overgetypt naar het TMS
• Onvolledige info? Dan volgt een losse mail, telefoontje of notitie

De prijs van handwerk

Dat lijkt misschien ‘gewoon hoe het gaat’, maar de verborgen kosten zijn hoog:

• Tijdverlies: minuten per order aan lezen, interpreteren, zoeken en overtypen
• Foutkans: typefouten in adressen, datums of aantallen, verkeerde referenties
• Verlies van omzet: te trage reactie op aanvragen, waardoor de klant al een ander heeft gekozen
• Onregelmatige datakwaliteit: iedere medewerker noteert net anders, waardoor rapportages en analyses achteraf lastig zijn

In een krappe arbeidsmarkt en met stijgende kosten kun je je dit eigenlijk niet meer permitteren. Juist hier komt AI in beeld als praktische versneller.

Van e-mail naar transportorder in één klik: zo werkt het

MendriX en Freightdog hebben een AI-gestuurde koppeling ontwikkeld tussen Microsoft Outlook en MendriX TMS. De kern: je blijft werken in de omgeving die je al kent (Outlook), maar AI haalt automatisch de relevante orderdata eruit en zet die klaar in MendriX TMS.

De drie stappen in de praktijk

1. Herkenning
   De planner opent de Freightdog-add-in in Outlook (web of desktop). AI leest de e-mail en herkent automatisch belangrijke gegevens, zoals:

   • Laad- en losadressen
   • Datum en tijdvensters
   • Aantal pallets, colli of volume
   • Referentienummers, contactgegevens, speciale instructies

2. Aanvullen
   Ontbreekt er informatie of is iets onduidelijk, dan kan vanuit dezelfde mail direct een compleet aanvulverzoek worden gegenereerd. Geen geknip en geplak, maar één gestructureerde vraag terug naar de klant.

3. Aanmaken
   Klopt alles? Met één klik maakt MendriX TMS automatisch een nieuwe transportorder aan. De data staat direct op de juiste plek, in jouw eigen MendriX-structuur.

“Geen twee transportbedrijven werken hetzelfde en dat hoeft ook niet. Dankzij onze aanpak kunnen we per klant finetunen en AI écht waardevol maken in de dagelijkse praktijk.” – Joost Cassee, Freightdog

Dit sluit naadloos aan bij het bredere smart mobility-verhaal: AI is geen los experiment naast de operatie, maar geïntegreerd onderdeel van de dagelijkse workflow.

Wat levert AI-mailverwerking concreet op?

De voordelen klinken logisch, maar wat betekenen ze in de praktijk voor een Nederlands transportbedrijf? Laten we het vertalen naar vier kerngebieden.

1. Directe tijdwinst op de planning

Stel: je verwerkt met je team 150 e-mails per dag met transportaanvragen of wijzigingen.

• Handmatig: gemiddeld 3–5 minuten per order (lezen, interpreteren, invoeren)
• Met AI-koppeling: vaak <1 minuut (controleren en bevestigen)

Zelfs als je conservatief rekent en 2 minuten per order bespaart, levert dat bij 150 orders:

• 300 minuten = 5 uur per dag
• Bij 5 werkdagen: 25 uur per week

Dat is ruim een halve FTE aan tijd die je vrijspeelt voor klantencontact, betere planning of actieve verkoop.

2. Hogere conversie op transportverzoeken

In veel sectoren geldt: wie het eerst reageert, wint de rit. Met AI zet je binnenkomende mailverzoeken razendsnel om naar een ordervoorstel of tariefaanbod.

• Snellere reactie = grotere kans dat de klant bij jou boekt
• Minder vergeten of ‘ondergesneeuwde’ mails in drukke periodes

Vooral rond piekmomenten als Black Friday of seizoenspieken in de bouw en retail kan dit het verschil maken tussen volgeladen ritten of gemiste omzet.

3. Minder fouten, hogere datakwaliteit

Omdat AI op basis van vaste patronen en jouw MendriX-configuratie werkt, wordt de datavastlegging consistenter:

• Adressen, namen en referenties worden uniform opgeslagen
• Minder interpretatieverschillen tussen medewerkers
• Minder nazorg: minder verkeerde leveringen of discussies over afgesproken tijden

Dat is niet alleen prettig voor de planning en chauffeurs, maar ook cruciaal voor data-gedreven besluitvorming in je smart mobility-strategie. Goede AI-modellen voor routeplanning, vraagvoorspelling en beladingsoptimalisatie zijn alleen zo sterk als de data die je invoert.

4. Tevreden medewerkers in een krappe arbeidsmarkt

Planners zijn schaars en de werkdruk is hoog. Handmatig e-mails overtypen is zelden waar zij energie van krijgen.

Met AI-ondersteuning verandert hun rol:

• Minder repetitief administratief werk
• Meer tijd voor puzzelwerk in de planning, overleg met chauffeurs en klanten
• Lagere kans op fouten die tot stress en spoedklussen leiden

Dat maakt je organisatie aantrekkelijker als werkgever – een belangrijk pluspunt in de Nederlandse transportmarkt van 2025, waar het steeds moeilijker wordt om goede planners te vinden én te houden.

Waarom maatwerk-AI zo belangrijk is voor transportbedrijven

Veel logistieke organisaties zijn huiverig voor AI omdat ze bang zijn voor ‘black box’-beslissingen of omdat ze denken dat hun processen te uniek zijn.

Geen standaardmodel, maar afgestemd op jouw bedrijf

De aanpak van MendriX en Freightdog gaat daar bewust tegenin:

• AI-modellen worden afgestemd op elke individuele klant
• De inrichting sluit aan op de bestaande MendriX TMS-structuur
• Bedrijfsspecifieke termen, klantcodes en werkwijzen worden meegenomen

Dat betekent dat een koeltransporteur met tijdkritische leveringen andere accenten kan leggen dan een groupage-speler of een bouwlogistieker. AI volgt jouw business, in plaats van andersom.

Grip houden op je proces

Belangrijk in de context van smart mobility en Nederlandse wet- en regelgeving: de mens blijft aan zet.

• Planner controleert en bevestigt altijd de order
• AI ondersteunt, maar neemt geen ondoorzichtige beslissingen
• Wijzigingen in werkwijze kunnen eenvoudig worden doorgevoerd in de modellen

Zo bouw je stap voor stap vertrouwen op in AI, zonder de controle te verliezen.

Hoe past dit in jouw bredere smart mobility-strategie?

De AI-koppeling tussen Outlook en MendriX TMS is geen los ‘gadget’, maar een logische volgende stap in de digitalisering van je keten.

Van order tot uitvoering: één intelligente flow

Als de orderinformatie direct en foutarm in je TMS staat, profiteert de rest van je processen automatisch mee:

• Ritplanning: betere input voor AI-gestuurde routeoptimalisatie
• Wagenparkbeheer: inzicht in belading, kilometers en benutting
• Magazijn & crossdock: duidelijkheid over volumes en aankomsttijden
• Facturatie en rapportage: minder correcties, snellere doorlooptijd

Zo groeit je bedrijf van losse digitale eilanden naar een geïntegreerd smart mobility-ecosysteem, waarin AI op meerdere punten waarde toevoegt.

Klaar voor de volgende stap in AI

Door te beginnen bij een concreet en herkenbaar probleem – e-mails verwerken – bouw je intern ervaring en draagvlak op voor AI. Dat maakt de stap naar geavanceerdere toepassingen eenvoudiger, zoals:

• Vraagvoorspelling op basis van historische orders
• Dynamische tariefvoorstellen
• Real-time herplanning bij verstoringen

Wie nu start met praktische AI-oplossingen, staat straks vooraan als klanten en opdrachtgevers steeds meer realtime inzicht en flexibiliteit verwachten.

Praktische aandachtspunten bij implementatie

Overweeg je zo’n AI-koppeling, let dan op de volgende punten:

1. Betrek planning en binnendienst vanaf dag één

Zij werken dagelijks met Outlook en MendriX en weten precies:

• Welke informatie het vaakst ontbreekt
• Welke typen mails lastig te interpreteren zijn
• Waar nu de meeste tijd en fouten ontstaan

Hun input is goud waard bij het finetunen van de AI-modellen.

2. Begin met een duidelijke pilot

Kies bijvoorbeeld:

• Een beperkt aantal grotere klanten
• Of één type transport (bijv. distributieritten of internationale groupage)

Meet vooraf en achteraf:

• Tijd per orderinvoer
• Foutpercentages
• Reactiesnelheid richting klant

Zo maak je de businesscase zichtbaar en krijg je intern sneller groen licht voor opschaling.

3. Let op datakwaliteit en structuur

AI werkt het beste als je TMS goed is ingericht:

• Duidelijke velden voor adressen, referenties en volumes
• Consistente klantcodes en templates
• Heldere afspraken over hoe info wordt vastgelegd

Zie de invoering van AI daarom ook als kans om je basis op te schonen.

Conclusie: klein in de mailbox, groot in impact

De AI-koppeling tussen Outlook en MendriX TMS laat zien hoe kunstmatige intelligentie heel concreet waarde kan toevoegen in de Nederlandse transport- en logistieksector. Zonder grote omwentelingen in je IT-landschap, maar precies dáár waar dagelijks tijd, geld en energie weglekt: de mailbox.

Door e-mails automatisch om te zetten naar gestructureerde transportorders:

• Versnel je je order-to-profit-keten
• Verhoog je de conversie op binnenkomende aanvragen
• Verlaag je het aantal fouten en nazorg
• Maak je het werk van planners en binnendienst aantrekkelijker

Wie smart mobility serieus neemt, begint niet alleen bij trucks, routes en laadinfrastructuur, maar ook bij de informatie die de hele operatie aanstuurt. De vraag is daarom niet of AI een rol gaat spelen in jouw organisatie, maar: op welk punt ga jij beginnen?