🇵🇱 Październikowe zmiany 2025: co musi wiedzieć biuro rachunkowe - Poland

Październik 2025 pod lupą: kluczowe zmiany a Księgowość 4.0

Październik 2025 był dla przedsiębiorców gorącym miesiącem – nie tylko za sprawą odliczania „mniej niż 100 dni do KSeF 2.0”. Do pakietu zmian dochodzą niższe limity podatkowe na 2026 r., wyższa składka zdrowotna, cyfryzacja ewidencji PIT, nowe obowiązki w JPK_VAT czy korekta tzw. ustawy cukrowej. Dla polskich biur rachunkowych oznacza to jedno: coraz większą złożoność przepisów, którą bez wsparcia nowoczesnych narzędzi trudno będzie ogarnąć.

Ten wpis powstaje w ramach cyklu „AI dla Polskich Biur Rachunkowych: Księgowość 4.0”. Z jednej strony podsumowuje najważniejsze decyzje i projekty z października 2025 r., z drugiej – pokazuje, jak biuro rachunkowe może użyć sztucznej inteligencji, aby przełożyć te zmiany na konkretną wartość dla klientów: mniej błędów, lepsze planowanie podatkowe, szybszą obsługę.

Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe lub odpowiadasz za finanse w firmie, potraktuj ten tekst jak mapę zmian na przełomie 2025/2026 r. oraz checklistę, co możesz (i powinieneś) zautomatyzować z pomocą AI.

1. KSeF 2.0, cyfrowy PIT i JPK_VAT – fundament Księgowości 4.0

KSeF 2.0: mniej niż 100 dni do obowiązku

Do startu obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur zostało mniej niż 100 dni. Ministerstwo Finansów testuje infrastrukturę KSeF 2.0 i nowe API, a dostawcy systemów księgowych kończą integracje.

Dla biur rachunkowych oznacza to trzy kluczowe zadania:

Migracja procesów – przejście z faktur papierowych i PDF na pełny obieg e-faktur.
Nowe procedury kontroli – sprawdzanie statusów faktur w KSeF, obsługa awarii i faktur wystawionych poza systemem.
Przygotowanie klientów – edukacja, instrukcje, polityki obiegu dokumentów.

W praktyce to idealny moment, aby wejść na poziom Księgowości 4.0:

AI może automatycznie odczytywać dane z e-faktur, przypisywać je do odpowiednich kont księgowych i kategorii kosztowych.
Modele oparte na regułach i uczeniu maszynowym mogą wykrywać anomalie (np. nietypowe stawki VAT, brakujące NIP-y, dziwne kombinacje dat i kwot), zanim urząd je zakwestionuje.
Chatboty i asystenci AI dla klientów biura mogą w prostym języku wyjaśniać, jak wystawić fakturę w KSeF, jakie pola wypełnić, jak podpisać dokument.

Ewidencje PIT tylko cyfrowo od 2026 r.

Od 01.01.2026 r. przedsiębiorcy rozliczający się w ramach PIT będą mieli obowiązek prowadzenia:

ksiąg rachunkowych,
podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
ewidencji przychodów

wyłącznie w formie elektronicznej, przy użyciu programów komputerowych.

Dla biur rachunkowych to nie tylko wymóg, ale i szansa:

koniec z „papierową teczką raz w miesiącu” – wszystko może trafiać do biura online i na bieżąco,
dane z ewidencji PIT można automatycznie zasilać do modułów AI, które prognozują podatek, ostrzegają przed wejściem w wyższy próg czy przekroczeniem limitu małego podatnika,
zmienia się model współpracy z klientem – z „księgowania wstecz” na bieżące doradztwo w oparciu o aktualne dane.

JPK_VAT dostosowane do KSeF i systemu kaucyjnego

Zmiany w JPK_VAT obejmą m.in.:

nowe oznaczenia faktur wystawionych podczas awarii KSeF,
oznaczenia faktur wystawionych poza KSeF,
nowe obowiązki związane z podatkiem od niezwróconej kaucji przy systemie kaucyjnym dla opakowań po napojach.

To bardzo podatny grunt na błędy. Tu AI może realnie odciążyć księgowych:

algorytmy mogą sprawdzać spójność danych między JPK_VAT a danymi z KSeF,
systemy oparte na regułach mogą pilnować, aby prawidłowo oznaczać transakcje związane z systemem kaucyjnym,
AI może generować „listy zadań” dla księgowego, np. „sprawdź 5 dokumentów, w których brakuje oznaczenia awarii KSeF”.

2. Składki ZUS, zdrowie i limity podatkowe – jak AI pomoże w planowaniu

Ostatnia szansa na wakacje od ZUS w 2025 r.

Do końca listopada 2025 r. przedsiębiorcy mogą jeszcze wnioskować o „wakacje od ZUS” z wykorzystaniem ich w grudniu. W praktyce wielu właścicieli firm nie wie, że ma takie prawo lub jak z niego skorzystać.

Biuro rachunkowe korzystające z AI może:

automatycznie wytypować klientów, którym najbardziej opłaca się skorzystać z wakacji składkowych (np. w oparciu o historię przychodów i formę opodatkowania),
wygenerować spersonalizowane rekomendacje: „Skorzystaj z wakacji ZUS w grudniu – oszczędzisz ok. X zł, nie ryzykując utraty prawa do świadczeń”,
przygotować checklisty i szablony wniosków, które klient uzupełni online.

Wyższa składka zdrowotna od 2026 r.

W 2026 r. nie będzie obniżki ani uproszczenia składki zdrowotnej. Co więcej, po wecie prezydenta wraca zasada liczenia składki od 100% minimalnego wynagrodzenia (zamiast 75%), co oznacza wzrost składki o ponad 30%.

Dla klientów biur rachunkowych to realne kilkadziesiąt czy nawet ponad 100 zł miesięcznie więcej obciążeń. Dla biura to okazja, by pokazać proaktywne doradztwo:

AI może przygotować symulacje obciążeń dla różnych form opodatkowania i scenariuszy przychodów w 2026 r.,
na tej podstawie księgowy może zasugerować zmianę formy opodatkowania, korektę zaliczek, albo inwestycje optymalizujące podstawę opodatkowania,
w komunikacji z klientem można wykorzystać inteligentne raporty: wykresy pokazujące, jak zmienia się „klin podatkowo-składkowy” w kolejnych miesiącach.

Limity podatkowe w 2026 r. w dół

Na 2026 r. limity podatkowe dla małego podatnika i rozliczeń kwartalnych spadają ze względu na umocnienie złotego względem euro.

Co to oznacza praktycznie?

część firm straci status małego podatnika,
część przedsiębiorców nie będzie mogła już korzystać z rozliczeń kwartalnych,
zmienią się możliwości przyspieszonej amortyzacji oraz uproszczonych rozliczeń.

Z perspektywy Księgowości 4.0 warto wykorzystać AI do:

monitorowania, który klient zbliża się do limitu, i wysyłania automatycznych alertów,
tworzenia scenariuszy „co jeśli” – np. co się stanie, jeśli klient przyjmie duże zamówienie końcem roku,
generowania rekomendacji: kiedy opłaca się podzielić kontrakt, przesunąć fakturowanie lub zainwestować w środek trwały przed końcem roku.

3. Nowe przepisy „pro-podatnik”: domniemanie niewinności, WIS-stat, KRS

Domniemanie niewinności i mniej odsetek przy długich kontrolach

Podpisana została ustawa wzmacniająca pozycję podatnika, wprowadzająca domniemanie niewinności przedsiębiorców w postępowaniach podatkowych. Dodatkowo, przy kontrolach trwających ponad 6 miesięcy, fiskus nie naliczy odsetek za zwłokę.

Choć to dobra wiadomość, nie zmienia się jedno: lepiej zapobiegać niż się tłumaczyć. Biuro rachunkowe, które korzysta z AI, ma w ręku silne narzędzie prewencji:

automatyczne audyty danych księgowych,
wykrywanie nietypowych schematów transakcji,
generowanie raportów ryzyka podatkowego, które pomagają przygotować dokumentację jeszcze przed potencjalną kontrolą.

WIS-stat – mniej sporów o PKWiU i stawki ryczałtu

Nowa Wiążąca Informacja Statystyczna (WIS-stat) ma jednoznacznie określać właściwą stawkę ryczałtu dla danego rodzaju działalności i być wiążąca dla organów.

Z perspektywy biura rachunkowego:

ogranicza to ryzyko sporów o klasyfikację PKWiU,
ułatwia dobór właściwej stawki ryczałtu,
zmniejsza niepewność przy rozliczeniach nowych typów usług.

Rola AI?

system może podpowiadać klasyfikację działalności na podstawie opisu usług i porównania z bazą podobnych przypadków,
dla większych biur – możliwe jest budowanie własnych modeli, które uczą się na dotychczas wydanych interpretacjach i WIS/WIS-stat.

Koniec obowiązku publikacji zmian KRS w MSiG

Firmy nie będą już musiały publikować zmian w KRS w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Informacje z KRS będą dostępne online i uznane za oficjalne, co oznacza koniec jednego z bardziej uciążliwych, a do tego płatnych (100 zł) obowiązków.

Dla biura rachunkowego to kolejny krok w stronę pełnej cyfryzacji obiegu danych. W modelu Księgowości 4.0:

AI może cyklicznie sprawdzać dane klientów w KRS i porównywać je z danymi w systemie księgowym,
automatyczne alerty poinformują księgowego o zmianie zarządu, adresu czy kapitału zakładowego, dzięki czemu dane w systemie zawsze będą aktualne.

4. Zmiany sektorowe: ustawa stażowa, podatek cukrowy, akcyza i VAT na erotykę

Ustawa stażowa – JDG i zlecenia do stażu pracy

Od 01.01.2026 r. jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) oraz umowy zlecenia będą wliczane do stażu pracy. To przełoży się na:

dłuższe urlopy przy przejściu na etat,
wyższe odprawy,
większe uprawnienia pracownicze.

Biura rachunkowe, szczególnie łączące księgowość z kadrami i płacami, powinny już dziś:

uporządkować dane o wcześniejszej aktywności zawodowej klientów,
przygotować AI-raporty, które zsumują staż z różnych źródeł i będą podstawą do wyliczania uprawnień pracowniczych.

Ustawa cukrowa do korekty – wyższe stawki od 2026 r.

Od stycznia 2026 r. przewidywany jest wzrost opłat od napojów słodzonych, m.in.:

z 0,50 zł do 0,70 zł za litr napoju z cukrem do 5 g w litrze lub ze słodzikiem,
z 0,10 zł do 1,00 zł za dodatek kofeiny lub tauryny.

Dla firm z branży napojów i FMCG to oznacza:

konieczność modyfikacji cenników,
dostosowanie systemów sprzedażowych i magazynowych,
przeliczenie marż.

AI może tu pomóc, symulując wpływ wyższych opłat na:

cenę końcową produktów,
marżę jednostkową,
popyt (przy założeniu elastyczności cenowej).

Biuro rachunkowe, które potrafi przedstawić klientowi prognozowy model finansowy z wykorzystaniem AI, wyróżnia się na tle konkurencji klasyczną „księgowością kosztów”.

Wyższa akcyza na alkohol

Projektowane podwyżki akcyzy na alkohol zakładają:

+15% w 2026 r. względem 2025 r.,
+10% rok do roku w 2027 r.

Branża alkoholowa, HoReCa i handel detaliczny będą musiały przeprowadzić:

analizy rentowności poszczególnych kategorii,
aktualizacje cenników w krótkich cyklach,
być może także korekty asortymentu.

AI może wspierać biuro rachunkowe w tworzeniu:

dynamicznych kalkulatorów cenowych,
scenariuszy „podwyżka o X% akcyzy = zmiana ceny detalicznej o Y%”,
raportów marżowości dla konkretnych kanałów sprzedaży.

NSA: pokazy erotyczne online jako usługi kulturalne

Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że pokazy erotyczne online mieszczą się w zakresie usług kulturalnych i korzystają ze zwolnienia z VAT. To zmiana w stosunku do wcześniejszego stanowiska, które uznawało je za usługi wyłącznie rozrywkowe.

Z punktu widzenia księgowego:

to sygnał, jak ważne jest śledzenie orzecznictwa dla właściwego stosowania stawek VAT,
pokazuje też, że granice między „kulturą”, „rozrywką” a „usługą elektroniczną” są płynne.

AI może tu pełnić rolę „strażnika interpretacji”:

system może analizować bazy orzeczeń i interpretacji i podpowiadać księgowemu, gdy dana sprawa jest podobna do najnowszych wyroków,
pomaga to aktualizować schematy VAT bez ręcznego przeszukiwania dziesiątek dokumentów.

5. Niższe stopy procentowe i rekordowe 1,5% dla OPP – sygnały z gospodarki

Stopy procentowe w dół

Rada Polityki Pieniężnej niespodziewanie obniżyła w październiku stopy procentowe o 25 punktów bazowych. Przełoży się to na:

nieco niższe raty kredytów,
niższe oprocentowanie lokat i obligacji,
wciąż umiarkowaną inflację (ok. 3,2% w ujęciu rocznym).

Biura rachunkowe, pracujące z AI, mogą dla swoich klientów:

przygotować symulacje wpływu zmian stóp na raty kredytów firmowych i leasingów,
rekomendować wcześniejszą spłatę zadłużenia lub refinansowanie,
analiza AI może wskazać, które zobowiązania generują największy koszt odsetkowy.

Rekordowe 1,5% podatku dla OPP

Rok 2025 okazał się rekordowy dla Organizacji Pożytku Publicznego – liczba darczyńców, liczba przekazanych 1,5% podatku oraz łączna kwota były najwyższe w historii.

To ważny sygnał społeczny:

rośnie świadomość podatników,
coraz więcej osób interesuje się tym, jak wykorzystać swoje podatki w sposób bardziej świadomy.

Biura rachunkowe mogą to wykorzystać, budując komunikację wizerunkową i edukacyjną:

AI może generować dla klientów indywidualne raporty podatkowe, pokazujące m.in. wpływ przekazanego 1,5% oraz podpowiadające, jak optymalizować obciążenia w legalny sposób,
tego typu usługi wzmacniają postrzeganie biura jako partnera w finansach, a nie tylko „księgowego od księgi”.

Zakończenie: jak przekuć październikowe zmiany w przewagę konkurencyjną biura rachunkowego

Październik 2025 r. przyniósł prawdziwą lawinę informacji: KSeF 2.0 na ostatniej prostej, cyfrowy obowiązek ewidencji PIT, nowe JPK_VAT, zmiany w składce zdrowotnej, limitach podatkowych, akcyzach, opłatach cukrowych i szereg korekt przepisów „okołopodatkowych”. Dla przedsiębiorców to gąszcz regulacji. Dla biur rachunkowych – ogromna szansa.

Biuro, które potrafi te zmiany zinterpretować, zasymulować i przełożyć na konkretne rekomendacje z wykorzystaniem AI, staje się naturalnym liderem Księgowości 4.0. Automatyzacja księgowań, inteligentne analizy podatkowe, monitorowanie limitów i składek, raporty scenariuszowe – to nie futurystyka, tylko praktyczne narzędzia, które można wdrożyć już dziś.

W kolejnych odsłonach serii „AI dla Polskich Biur Rachunkowych: Księgowość 4.0” pokażemy konkretne modele wdrożeń AI w biurze rachunkowym: od automatycznego księgowania e-faktur z KSeF po asystentów podatkowych dla klientów. Pytanie nie brzmi już „czy warto”, ale jak szybko Twoje biuro zacznie wykorzystywać AI, żeby nadążyć za zmianami, które październik 2025 r. tylko przyspieszył.