Październikowe zmiany dla firm a Księgowość 4.0

Październik 2025 r. przyniósł przedsiębiorcom wyjątkowo dużo informacji: ostatnia prosta do KSeF, cyfrowa ewidencja w PIT, nowe limity podatkowe, zmiany w ZUS, akcyzie, cukrowej i nie tylko. Dla polskich biur rachunkowych to nie jest już „kolejna fala zmian”, ale realny test przejścia do Księgowości 4.0, w której bez automatyzacji i narzędzi AI trudno mówić o efektywnej obsłudze klientów.

Ten tekst porządkuje najważniejsze zmiany z października 2025 r. i pokazuje, jak biuro rachunkowe może wykorzystać AI, aby nie tylko nadążyć za regulacjami, ale przekuć je w przewagę konkurencyjną. Zyskasz mapę priorytetów na najbliższe miesiące – z konkretnymi wskazówkami, co zautomatyzować, co monitorować i o czym rozmawiać z klientami.

1. KSeF 2.0 i cyfrowa ewidencja PIT – punkt zwrotny dla biur rachunkowych

Mniej niż 100 dni do KSeF: co to realnie znaczy

Zostało już mniej niż 100 dni do startu obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. Ministerstwo Finansów testuje infrastrukturę KSeF 2.0 i nowe API, a po stronie przedsiębiorców i biur rachunkowych trwa wyścig z czasem.

Dla biura rachunkowego to nie jest tylko „zmiana sposobu wystawiania faktur”. To zmiana całego procesu obsługi klienta:

• faktury będą pojawiać się w czasie rzeczywistym,
• dostęp do danych będzie centralny i ustandaryzowany,
• zniknie duża część ręcznego wprowadzania dokumentów.

To idealny grunt pod automatyczne księgowanie z wykorzystaniem AI. Modele AI mogą:

• klasyfikować dokumenty po danych z KSeF (PKWiU, kontrahent, rodzaj transakcji),
• proponować konta księgowe i stawki VAT,
• wykrywać odstępstwa od typowych schematów klienta (np. nagły wzrost danej kategorii wydatków),
• monitorować spójność danych między KSeF, JPK_VAT a ewidencjami podatkowymi.

Ewidencja w PIT tylko cyfrowo od 2026 r.

Od 01.01.2026 r. księgi rachunkowe, PKPiR i ewidencja przychodów w PIT będą musiały być prowadzone wyłącznie przy użyciu programów komputerowych. Koniec z „pół na pół”, zeszytami, arkuszami offline.

Dla biur rachunkowych oznacza to trzy kluczowe zadania na przełom 2025/2026:

1. Migracja klientów z arkuszy kalkulacyjnych i notatników do systemów online.
2. Standaryzacja danych – z góry zdefiniowane schematy kont, kategorii przychodów i kosztów.
3. Wdrożenie analityki AI – skoro dane są już cyfrowe, można:
   • prognozować podatek i składkę zdrowotną,
   • symulować opłacalność form opodatkowania,
   • tworzyć dla klienta proste, zrozumiałe dashboardy finansowe.

W praktyce: biuro rachunkowe, które dziś wdroży klientom jeden spójny ekosystem (program do faktur + księgowość + integracja z KSeF), w styczniu 2026 r. nie będzie gasić pożarów – tylko skupi się na doradztwie.

2. Składki, limity, stawki – jak przygotować klientów z pomocą AI

Wakacje od ZUS – ostatni moment, by zareagować

Do końca listopada 2025 r. przedsiębiorcy mogą jeszcze wnioskować o „wakacje składkowe” na grudzień. Dla wielu mikrofirm to kilkaset złotych oddechu na koniec roku.

Biuro rachunkowe z podejściem Księgowość 4.0 nie czeka, aż klient sam zapyta. Z pomocą AI można:

• zidentyfikować klientów spełniających warunki,
• wygenerować listę „kto ile zyska”,
• automatycznie przygotować personalizowane powiadomienia: „Masz prawo do wakacji od ZUS, oszczędzisz około X zł. Termin wniosku: 30.11.2025”.

Takie automatyczne kampanie informacyjne z wykorzystaniem AI budują realną wartość i lojalność klienta.

Brak obniżki składki zdrowotnej i wyższa podstawa

W 2026 r. nie będzie obniżki ani uproszczeń składki zdrowotnej – wracają stare zasady liczenia od 100% minimalnego wynagrodzenia zamiast 75%. W praktyce to wzrost składki o ponad 30%.

Jak wykorzystać AI, żeby nie być tylko „przekaźnikiem złych wiadomości”?

• przygotować scenariusze „co jeśli” dla każdej formy opodatkowania,
• symulować łączny koszt składek i podatków przy różnych poziomach dochodu,
• wskazać klientom ulgi i optymalizacje, które mają realne znaczenie przy nowej składce.

Zamiast komunikatu „składka wzrośnie o 140 zł”, klient dostaje:

„Przy Twoich przychodach i kosztach prognozujemy łączny wzrost obciążeń o ok. X zł miesięcznie. Możemy zredukować go o około Y zł, jeśli wdrożysz następujące rozwiązania…”.

To jest poziom obsługi, który trudno osiągnąć bez automatycznej analizy danych.

Limity podatkowe 2026 w dół – kogo to zaboli

Spadające limity dla małego podatnika i rozliczeń kwartalnych wynikają z umocnienia złotego względem euro. Oznacza to, że część firm może stracić status małego podatnika szybciej, niż planowała.

Rola AI:

• wychwycić klientów zbliżających się do nowych limitów,
• zasymulować, jak utrata statusu wpłynie na płynność (np. brak ulgi na złe długi, inne zasady zaliczek),
• zaproponować działania rozłożone w czasie (inwestycje, zmiany modelu rozliczeń), aby przygotować firmę na zmianę.

3. Nowe narzędzia i uproszczenia: jak odchudzić biurokrację dzięki AI

WIS-stat i spory o PKWiU

Wiążąca Informacja Statystyczna ma jasno określać właściwą stawkę ryczałtu dla danego rodzaju działalności i ograniczyć spory o PKWiU. Dla ryczałtowców to często kluczowa kwestia – błędna stawka to ryzyko dopłaty podatku z odsetkami.

Biuro rachunkowe może podejść do tematu systemowo:

• AI analizuje opisy działalności klientów i porównuje je ze słownikiem PKWiU,
• wskazuje „przypadki graniczne”, w których warto rozważyć wystąpienie o WIS-stat,
• monitoruje zmiany w przepisach i orzecznictwie w podobnych branżach.

Efekt: mniej sporów, mniej korekt i spokojniejsza współpraca z ryczałtowcami.

Domniemanie niewinności i mniej odsetek

Nowe przepisy wprowadzają domniemanie niewinności przedsiębiorców w postępowaniach podatkowych oraz wyłączają naliczanie odsetek w przypadku przedłużających się kontroli (powyżej 6 miesięcy).

To dobra wiadomość, ale biuro rachunkowe może pójść krok dalej i wykorzystać AI do:

• automatycznego kompletowania dokumentów i historii rozliczeń na potrzeby ewentualnej kontroli,
• wykrywania nieprawidłowości zanim zrobi to urząd (porównywanie trendów, odchyleń, niespójności między JPK, KSeF i księgą główną),
• generowania „raportów obronnych” – jasnych, uporządkowanych zestawień dla urzędników.

Im lepiej uporządkowane i spójne dane, tym mniejsze ryzyko sporów i tym łatwiej wykorzystać nowe, korzystniejsze dla podatników zasady.

Koniec obowiązku publikacji zmian KRS w MSiG

Odpadnie obowiązek publikowania zmian z KRS w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Informacje z rejestru online będą wystarczające, a przedsiębiorcy oszczędzą zarówno czas, jak i opłatę za ogłoszenie.

To dobry moment, by:

• zbudować w biurze cyfrową kartotekę klientów, która automatycznie weryfikuje dane z rejestrem,
• zastosować AI do monitorowania zmian (np. zmiany zarządu, sposobu reprezentacji),
• automatycznie podpowiadać aktualizację danych w umowach, pełnomocnictwach, schematach księgowych.

Biuro rachunkowe przestaje wtedy pełnić rolę „biernego odbiorcy dokumentów”, a staje się partnerem, który aktywnie pilnuje ładu korporacyjnego klienta.

4. JPK_VAT, system kaucyjny, podatki sektorowe – nowe dane do analizy

JPK_VAT dostosowane do KSeF i systemu kaucyjnego

Zmiany w JPK_VAT obejmą m.in. nowe oznaczenia faktur:

• wystawionych w czasie awarii KSeF,
• wystawionych poza KSeF,
• związanych z systemem kaucyjnym (niezwrócone kaucje za opakowania na napoje).

Dla wielu firm – zwłaszcza w handlu i FMCG – to kolejny poziom skomplikowania. Dla biura rachunkowego z narzędziami AI to… kolejne źródło danych, z którego można wyciągnąć wnioski biznesowe:

• analiza poziomu niezwróconych kaucji i ich wpływu na marżę,
• wykrywanie nadużyć lub błędów w rozliczaniu kaucji,
• automatyczne oznaczanie transakcji zgodnie z najnowszym schematem JPK.

Wyższa akcyza na alkohol i nowa „ustawa cukrowa”

Od 2026 r. planowany jest wzrost akcyzy na alkohol (15% w 2026 r. i 10% w 2027 r.), a stawki opłaty cukrowej za napoje słodzone i energetyczne również idą w górę.

Dla klientów z branży:

• gastronomicznej,
• handlu detalicznego,
• dystrybucji napojów i alkoholu,

biuro rachunkowe może przygotować scenariusze cenowe i marżowe z pomocą AI:

• jak zmieni się marża przy przerzuceniu 100% podwyżki na klienta końcowego,
• jaki wpływ na przychody może mieć spadek wolumenu sprzedaży,
• które produkty najmocniej „ucierpią” na nowych stawkach.

Zamiast biernego księgowania akcyzy i opłaty cukrowej, księgowość 4.0 pokazuje klientowi liczby, na podstawie których może zmienić ofertę, politykę cenową czy marketing.

5. Stopy procentowe, OPP i nietypowe orzeczenia – szerszy kontekst dla doradztwa

Stopy procentowe NBP w dół

Rada Polityki Pieniężnej obniżyła w październiku stopy procentowe o 25 punktów bazowych. To delikatnie obniża raty kredytów, ale też zmniejsza oprocentowanie lokat i obligacji.

Biuro rachunkowe, które korzysta z analityki AI, może:

• wskazać klientom, jak zmiana stóp wpływa na ich koszty finansowe w skali roku,
• zaproponować harmonogram wcześniejszych spłat lub refinansowania,
• pokazać, jak przesunąć wolne środki, aby nie „traciły” na mniej atrakcyjnych lokatach.

Rekordowe 1,5% podatku dla OPP

Rekordowa kwota przekazanego 1,5% podatku na Organizacje Pożytku Publicznego to ważny sygnał społeczny. Dla biur rachunkowych to temat nie tylko w okresie składania zeznań rocznych.

Z pomocą AI można:

• automatycznie przypominać klientom o możliwości przekazania 1,5%,
• segmentować klientów według tego, czy w przeszłości korzystali z tej możliwości,
• przygotować proste podsumowania, jaką kwotę ich firma „przekierowała” do OPP.

To drobiazg, ale bardzo wzmacnia wizerunek biura jako partnera, który widzi także społeczny wymiar podatków.

NSA: pokazy erotyczne online jako usługa kulturalna

Orzeczenie NSA, że pokazy erotyczne online to usługi kulturalne korzystające ze zwolnienia z VAT, może wydawać się egzotyczne, ale ma szersze znaczenie: pokazuje, jak szybko ewoluuje interpretacja pojęć „kultura” i „rozrywka” w gospodarce cyfrowej.

W praktyce oznacza to, że biura rachunkowe obsługujące branże kreatywne, gaming, streaming czy platformy subskrypcyjne muszą bardzo uważnie śledzić orzecznictwo.

AI może tu pomóc poprzez:

• monitorowanie nowych interpretacji i wyroków,
• tworzenie „bazy precedensów” powiązanej z branżami klientów,
• automatyczne alerty: „Pojawiło się nowe orzeczenie, które może mieć wpływ na rozliczenia klienta X”.

Podsumowanie: jak przełożyć październikowe zmiany na strategię Księgowości 4.0

Październik 2025 r. pokazał, że nadchodzące miesiące będą dla biur rachunkowych intensywne: KSeF 2.0, pełna cyfryzacja ewidencji PIT, zmiany w składkach, limitach, JPK_VAT, akcyzie i systemie kaucyjnym. To jednocześnie idealny moment na przeskok z tradycyjnej księgowości na Księgowość 4.0.

Najważniejsze wnioski dla biur rachunkowych:

• Cyfryzacja to już nie wybór, tylko wymóg prawa – wykorzystaj to, wdrażając jeden spójny ekosystem narzędzi.
• AI jest naturalnym „silnikiem” tej zmiany – automatyzuje klasyfikację, analizy, symulacje i komunikację z klientem.
• Proaktywność wygrywa z reaktywnością – klienci będą doceniać biura, które same informują o wakacjach ZUS, zmianach składki zdrowotnej czy nowych limitach.

Jeśli chcesz, aby Twoje biuro rachunkowe nie tylko nadążało za przepisami, ale było o krok przed nimi, zacznij od prostego pytania:

Które z opisanych wyżej zmian możesz dziś obsłużyć szybciej, dokładniej i taniej, jeśli do swoich procesów dodasz warstwę AI?

Odpowiedź na to pytanie będzie Twoim pierwszym, bardzo konkretnym krokiem w stronę Księgowości 4.0.