Ustawa stażowa 2026: co to oznacza dla JDG i biur rachunkowych

Ustawa stażowa 2026 – nowa rzeczywistość dla JDG, zleceniobiorców i działów kadr

Od 01.01.2026 r. wchodzi w życie tzw. ustawa stażowa, która w rewolucyjny sposób zmienia podejście do stażu pracy. Po raz pierwszy lata prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) oraz pracy na umowie zlecenie będą mogły zostać zaliczone do stażu pracy tak, jak klasyczna umowa o pracę.

Dla przedsiębiorców, zleceniobiorców, działów HR, a szczególnie biur rachunkowych, to ogromna zmiana – zarówno prawna, jak i organizacyjna. Oznacza dodatkowe uprawnienia dla pracowników, ale też nowy zakres obowiązków: weryfikację okresów, obsługę wniosków, doradztwo klientom. To także moment, w którym AI w księgowości może realnie odciążyć biura rachunkowe i kadry w żmudnych, powtarzalnych czynnościach.

W tym artykule wyjaśniam:

• co dokładnie zmienia ustawa stażowa,
• kogo i jak obejmą nowe zasady,
• jak potwierdzać okresy JDG i zleceń,
• jakie procesy w biurze rachunkowym warto zautomatyzować (w tym z pomocą AI), aby bezboleśnie przejść przez 2026 rok.

---

1. Co konkretnie zmienia ustawa stażowa od 2026 r.?

Do tej pory staż pracy oznaczał wyłącznie okresy zatrudnienia w rozumieniu Kodeksu pracy:

• umowa o pracę,
• powołanie,
• wybór,
• mianowanie,
• spółdzielcza umowa o pracę.

Lata spędzone na JDG czy umowie zlecenie nie dawały żadnych przywilejów pracowniczych przy przechodzeniu na etat. Osoba z 12-letnim doświadczeniem „na działalności” była traktowana jak pracownik bez historii zatrudnienia.

Od 2026 r. to się zmienia. Do stażu pracy będzie można wliczyć m.in.:

• okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej,
• lata przepracowane na podstawie umowy zlecenia,
• umowy agencyjne,
• okresy zawieszenia JDG w związku ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem,
• członkostwo w rolniczych spółdzielniach,
• pracę za granicą (po odpowiednim udokumentowaniu).

Jakie uprawnienia „odblokuje” dodatkowy staż pracy?

Doliczenie lat z JDG i zleceń bezpośrednio przełoży się na:

• prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego (26 dni po 10 latach stażu),
• zwiększenie dodatku stażowego, tam gdzie funkcjonuje,
• prawo do nagród jubileuszowych (np. w sektorze publicznym),
• dłuższe okresy wypowiedzenia umowy o pracę,
• wyższą odprawę w przypadku zwolnień,
• możliwość aplikowania na stanowiska z wymaganym minimalnym stażem pracy.

Przykład: Pan Andrzej 6 lat pracował na umowę zlecenie i 6 lat prowadził JDG. Dziś, podejmując pracę na etat, formalnie ma 0 lat stażu. Po wejściu ustawy stażowej jego 12 lat zostanie doliczone – od razu uzyska prawo do 26 dni urlopu.

Co ustawa stażowa nie zmienia?

Ważne: ustawa stażowa nie dotyka systemu emerytalnego.

• Nie zmienia zasad nabycia prawa do minimalnej emerytury.
• Nie wpływa bezpośrednio na wysokość emerytury.

Dla ZUS liczą się nadal opłacone składki i wiek emerytalny. Ustawa stażowa dotyczy wyłącznie uprawnień pracowniczych związanych ze stażem pracy.

---

2. Kogo obejmie ustawa stażowa i jakie okresy będzie można zaliczyć?

JDG i umowy zlecenie – nowi „pełnoprawni” pracownicy

Największymi beneficjentami ustawy będą:

• osoby, które przez lata prowadziły jednoosobową działalność gospodarczą, a dopiero teraz myślą o przejściu na etat,
• zleceniobiorcy, dla których umowa zlecenie była podstawową formą współpracy (np. w IT, marketingu, usługach specjalistycznych, branży medycznej).

Dla tych osób doliczenie stażu oznacza nagły „skok” w uprawnieniach. Pracownik nie startuje od zera – jego historia zawodowa wreszcie zostanie formalnie uznana.

Inne okresy wliczane do stażu pracy

Nowe przepisy przewidują wliczenie także innych aktywności:

• zawieszenia JDG w celu opieki nad dzieckiem,
• pracy na umowach agencyjnych,
• pracy w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych,
• okresów pracy za granicą (po udokumentowaniu formy i czasu zatrudnienia).

Dla biur rachunkowych oznacza to konieczność szerszego podejścia do historii zawodowej klienta: już nie tylko „etat w Polsce”, ale także różne formy aktywności, w tym zagraniczne.

---

3. Jak potwierdzić działalność gospodarczą i zlecenia do stażu pracy?

Sercem całego procesu będzie dokumentowanie okresów aktywności zawodowej. Tutaj rola biur rachunkowych i działów kadr jest kluczowa.

Zaświadczenie z ZUS – główny dokument

Podstawą ma być zaświadczenie z ZUS, wydawane na wniosek zainteresowanego. Wnioski będą składane elektronicznie.

Zaświadczenie powinno potwierdzać m.in.:

• okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym jako przedsiębiorca,
• okresy zgłoszenia do ZUS z tytułu umowy zlecenia,
• przerwy w ubezpieczeniach.

To będzie podstawowy dokument, na którym kadry oprą wyliczenie stażu pracy po 01.01.2026 r.

Co, jeśli ZUS nie ma danych?

W sytuacjach, gdy nie było obowiązku zgłoszenia do ZUS – np. część pracy za granicą – pracownik będzie musiał samodzielnie zgromadzić dokumenty potwierdzające zatrudnienie, np.:

• zagraniczne umowy,
• zaświadczenia pracodawcy,
• zestawienia wynagrodzeń,
• inne dokumenty kadrowo-płacowe.

Rola biura rachunkowego – praktyczny check-list

Biuro rachunkowe, działając w modelu Księgowość 4.0, może przygotować dla klientów gotową „ścieżkę” działania:

1. Audyt historii aktywności klienta:
   • lata prowadzenia JDG,
   • okresy zleceń (tam, gdzie biuro prowadziło obsługę zleceniodawcy),
   • przerwy (zawieszenia, urlopy macierzyńskie, zasiłki).
2. Pomoc w złożeniu elektronicznego wniosku do ZUS o zaświadczenie.
3. Weryfikacja poprawności danych z ZUS z własną dokumentacją księgową.
4. Przygotowanie raportu dla działu kadr pracodawcy – tak, aby mógł prawidłowo ująć staż pracy.

Tu w naturalny sposób wchodzi AI dla biur rachunkowych – np. modele, które:

• automatycznie odczytują okresy z dokumentów ZUS,
• zestawiają je z danymi z KPiR, deklaracji ZUS i JPK,
• wskazują potencjalne nieścisłości do ręcznego sprawdzenia.

---

4. Ustawa stażowa jako wyzwanie operacyjne dla biur rachunkowych

Fala zapytań klientów – jak się przygotować?

W 2026 r. realne są:

• setki dodatkowych pytań od klientów „czy mój staż się zaliczy?”,
• prośby o pomoc w wyliczeniu „ile lat będę miał do stażu?”,
• wnioski o zestawienia okresów prowadzenia JDG.

Dla biur rachunkowych to z jednej strony szansa na dodatkowe usługi doradcze, z drugiej – duże obciążenie zespołu, jeśli wszystko będzie robione ręcznie.

Jak może pomóc AI w księgowości 4.0?

Biuro, które wdraża rozwiązania AI, może:

• Zbudować asystenta AI dla klientów (np. w panelu klienta), który:

  • odpowiada na podstawowe pytania o ustawę stażową,
  • wyjaśnia zasady wliczania JDG i zleceń,
  • krok po kroku prowadzi przez proces wnioskowania do ZUS.

• Automatyzować analizy danych:

  • wykrywanie okresów opłacania składek ZUS w systemach biura,
  • tworzenie draftu zestawienia okresów aktywności klienta,
  • sugerowanie, gdzie mogą być „dziury” w stażu (np. brak składek przez kilka miesięcy).

• Generować dokumenty i podsumowania:

  • automatyczne tworzenie podsumowań okresów JDG klienta na potrzeby kadr,
  • przygotowanie szablonów informacji dla pracodawców zatrudniających byłych przedsiębiorców.

Takie podejście idealnie wpisuje się w ideę „AI dla polskich biur rachunkowych – Księgowość 4.0”: księgowy nie jest już tylko osobą „księgującą dokumenty”, ale partnerem biznesowym klienta, wspieranym przez nowoczesne narzędzia.

---

5. Co powinni zrobić przedsiębiorcy i biura rachunkowe jeszcze przed 2026 r.?

Dla przedsiębiorców (JDG i zleceniobiorców)

1. Spisz swoją historię zawodową:
   • od kiedy prowadzisz JDG,
   • jakie miałeś przerwy (zawieszenia, zmiany formy zatrudnienia),
   • w jakich okresach pracowałeś na zlecenie.
2. Zgromadź dokumenty:
   • decyzje o wpisie i zawieszeniu działalności,
   • umowy zlecenia (jeśli je masz),
   • dokumenty potwierdzające pracę za granicą.
3. Skonsultuj się z biurem rachunkowym:
   • poproś o sprawdzenie zgodności danych z tym, co widzi księgowy (deklaracje ZUS, składki).
4. Przygotuj się na złożenie wniosku do ZUS o wydanie zaświadczenia – najlepiej elektronicznie.

Dla biur rachunkowych i działów kadr

1. Opracuj procedurę obsługi ustawy stażowej:
   • kto w biurze odpowiada za wsparcie klientów w tym zakresie,
   • jakie dane będą potrzebne od klienta,
   • jak weryfikować spójność danych z ZUS i dokumentacją księgową.
2. Przygotuj materiały edukacyjne dla klientów:
   • FAQ o ustawie stażowej,
   • proste przykłady (np. dla JDG 8 lat + zlecenie 3 lata),
   • listę dokumentów, które klient powinien mieć.
3. Rozważ wdrożenie narzędzi AI:
   • chatbot lub asystent klienta,
   • automatyczne raporty okresów JDG z danych systemowych,
   • modele wspierające księgowych w analizie historii klienta.

Biuro, które zrobi to z wyprzedzeniem, zyska przewagę konkurencyjną – ustawę stażową można przekuć w nową linię usług doradczych, a nie tylko dodatkowy obowiązek.

---

6. Najczęstsze pytania o ustawę stażową – praktyczne odpowiedzi

Czy umowa zlecenie będzie się wliczać do stażu pracy?

Tak. Obecnie – do dnia wejścia w życie nowych przepisów – umowa zlecenie nie wlicza się do stażu pracy. Od 01.01.2026 r. okresy pracy na zlecenie, potwierdzone w ZUS, będą mogły być zaliczane do stażu pracy, który decyduje o uprawnieniach pracowniczych.

Czy działalność gospodarcza będzie się wliczać do stażu pracy?

Tak. Aktualnie lata prowadzenia JDG nie są uwzględniane przy ustalaniu stażu pracy do celów pracowniczych. Po wejściu ustawy stażowej okresy prowadzenia jednoosobowej działalności będą wliczane do stażu pracy.

Czy ustawa stażowa zmieni zasady dotyczące emerytury?

Nie. Ustawa stażowa nie zmienia zasad:

• nabycia prawa do minimalnej emerytury,
• wyliczania jej wysokości.

Wciąż decydują o tym odprowadzone składki i wiek emerytalny. Zmiana dotyczy tylko świata prawa pracy – urlopu, wypowiedzeń, odpraw, dodatków stażowych.

---

Podsumowanie: ustawa stażowa + AI = szansa na nową jakość usług księgowych

Od 01.01.2026 r. ustawa stażowa wprowadzi długo oczekiwaną równość między osobami pracującymi na etacie, na zleceniu i prowadzącymi JDG. Lata ich aktywności zawodowej wreszcie „zostaną policzone” do stażu pracy, otwierając drogę do dłuższego urlopu, wyższych dodatków stażowych, większej ochrony przy zwolnieniach.

Dla biur rachunkowych to moment, w którym warto pójść krok dalej w kierunku Księgowości 4.0. Włączenie AI do obsługi ustawy stażowej – od automatycznego zbierania danych, przez analizy okresów, po obsługę klientów – pozwoli zamienić skomplikowaną zmianę przepisów w przewagę konkurencyjną.

Jeżeli obsługujesz JDG lub zatrudniasz pracowników, zapytaj swoje biuro rachunkowe, czy jest gotowe na ustawę stażową 2026 – i czy korzysta już z rozwiązań AI, które ułatwią przejście przez tę zmianę.