Wrzesień 2025: podatki, ZUS i KSeF 2.0 oczami biura rachunkowego

Wrzesień 2025 przyniósł przedsiębiorcom pakiet informacji, który realnie przełoży się na koszty prowadzenia firmy od 2026 roku: wyższe składki ZUS, uszczelnienie podatków, zmiany w VAT, nabycia sprawdzające z wyższym limitem, a do tego – duże przyspieszenie prac nad KSeF 2.0. Dla polskich biur rachunkowych to nie jest tylko „kolejny zestaw nowelizacji”, ale sygnał, że wchodzimy w etap, w którym bez automatyzacji i narzędzi AI dla księgowości trudno będzie utrzymać rentowność i jakość obsługi.

W ramach serii „AI dla Polskich Biur Rachunkowych: Księgowość 4.0” przyglądamy się tym zmianom z dwóch perspektyw:

co konkretnie oznaczają dla przedsiębiorców i biur rachunkowych,
jak wykorzystać sztuczną inteligencję i automatyzację, by przejść przez 2026 rok bez chaosu, nadgodzin i nerwowych telefonów klientów.

Poniżej znajdziesz praktyczne omówienie najważniejszych wrześniowych newsów podatkowo-składkowych oraz wskazówki, jak przygotować biuro rachunkowe na nadchodzące miesiące.

1. KSeF 2.0: od harmonogramu do automatyzacji z AI

Wrzesień 2025 to wyraźny sygnał: KSeF 2.0 staje się faktem. Ministerstwo Finansów pokazało szczegółowy harmonogram wdrożenia od lutego 2026 r. oraz uruchomiło otwarte testy nowego API KSeF 2.0.

Co to oznacza dla biur rachunkowych?

Dla księgowych i doradców podatkowych KSeF 2.0 to przede wszystkim:

konieczność dostosowania systemów i procedur do nowego API,
pełne przejście z faktur papierowych i PDF-ów na faktury ustrukturyzowane,
wzrost liczby danych dostępnych „od ręki”, ale też większą odpowiedzialność za poprawność dokumentów.

W praktyce oznacza to, że manualne wprowadzanie faktur do programu księgowego przestaje mieć sens – czas jednostkowy na obsługę dokumentu będzie musiał spaść. Bez tego biuro nie obsłuży większej liczby klientów, a presja cenowa na rynku już teraz jest wysoka.

Jak może pomóc AI w pracy z KSeF 2.0?

Wejście w KSeF 2.0 to idealny moment, by przejść z poziomu „program księgowy” na poziom „platforma księgowości 4.0 z AI”. W praktyce oznacza to m.in.:

automatyczną klasyfikację dokumentów – algorytmy AI na podstawie struktury KSeF (JPK_FA) same przypisują dokument do odpowiednich kont księgowych, stawek VAT, rodzajów kosztów;
wykrywanie błędów i niespójności – AI wykrywa nietypowe kwoty, podejrzane kontrahenty, brak NIP, błędny kurs walutowy czy niewłaściwą stawkę VAT i oznacza fakturę do weryfikacji;
monitoring limitów i ulg – np. kontrola limitu zwolnienia z VAT po jego podwyższeniu, pilnowanie terminu na ulgę mieszkaniową itp.;
automatyczne powiadomienia dla klientów – przypominanie o płatnościach, brakujących dokumentach czy zbliżających się terminach deklaracji.

Biuro, które odpowiednio wcześnie zintegruje systemy z KSeF 2.0 i wdroży moduły AI, w 2026 r. będzie w stanie obsłużyć więcej klientów bez zwiększania zespołu, a jednocześnie ograniczy liczbę pomyłek.

2. Wyższy ZUS w 2026: duży ZUS jak 13. składka, mały ZUS z pułapką zdrowotną

Wrzesień przyniósł także informacje, które uderzą przede wszystkim w mikro- i małych przedsiębiorców: znaczący wzrost składek ZUS.

Duży ZUS – realnie o jedną składkę więcej

Wzrost przeciętnego wynagrodzenia przekłada się na wyższe składki społeczne. W 2026 r. przedsiębiorcy na tzw. dużym ZUS-ie zapłacą:

około 152,80 zł więcej miesięcznie,
czyli ok. 1833,60 zł więcej rocznie (bez składki zdrowotnej).

To tak, jakby przez rok zapłacić jedną dodatkową, trzynastą składkę ZUS. Dla wielu jednoosobowych działalności, zwłaszcza w branżach usługowych, oznacza to konieczność podniesienia cen albo szukania rezerw po stronie kosztów.

Mały ZUS – nieduży wzrost, duży problem w zdrowotnym

Nominalnie mały ZUS (powiązany z minimalnym wynagrodzeniem) wzrośnie w 2026 r. o około 13,29 zł miesięcznie. To na pierwszy rzut oka niewiele, ale problem pojawia się gdzie indziej:

minimalna składka zdrowotna dla początkujących przedsiębiorców wzrośnie tak, że łączny miesięczny koszt składek będzie ponad 130 zł wyższy.

Dla klientów biura rachunkowego to sygnał, że prowadzenie działalności „na próbę” stanie się jeszcze droższe. Dla księgowych – okazja, by pełnić rolę doradcy biznesowego, a nie tylko „wykonawcy księgowań”.

Jak biuro rachunkowe może wykorzystać AI przy doradztwie składkowym?

Nowoczesne biuro rachunkowe może zbudować wokół tematu ZUS i podatków dodatkową wartość dla klientów, korzystając z narzędzi AI:

symulacje wariantów – AI na podstawie danych klienta (forma opodatkowania, przychody, koszty, ulgi) liczy, ile wyniosą obciążenia przy różnych scenariuszach (B2B vs etat, różne formy opodatkowania, wejście/wyjście ze zwolnienia ZUS, itp.);
segmentacja klientów – system wskazuje klientów szczególnie narażonych na wzrost kosztów (np. niskomarżowe usługi, niski przychód vs wysoki ZUS) i podpowiada, do kogo w pierwszej kolejności odezwać się z konsultacją;
personalizowane alerty – automatyczne wiadomości do klientów z wyjaśnieniem zmian, prognozą roczną i propozycją spotkania doradczego.

Dzięki temu podniesienie składek ZUS staje się nie tylko wyzwaniem, ale też pretekstem do sprzedaży usług doradczych i budowania lojalności klientów.

3. Uszczelnienie podatków i zmiany w VAT: mniej optymalizacji, więcej kontroli

Rząd zapowiada radykalne uszczelnienie systemu podatkowego. Na celowniku znalazły się m.in.:

korzystanie z ulgi mieszkaniowej,
preferencje w ramach IP BOX,
sprzedaż aut poleasingowych,
rozliczenia przy likwidacji spółek,
doprecyzowanie definicji wydatków niezwiązanych z działalnością.

Celem jest ograniczenie agresywnych schematów optymalizacyjnych i zwiększenie wpływów do budżetu.

VAT 2026 – skład VAT, nowe obowiązki i wyższy limit zwolnienia

Dodatkowo w VAT czekają nas na 2026 r. kolejne modyfikacje:

wprowadzenie instytucji składu VAT,
możliwość sprawdzania statusu podatnika VAT do 5 lat wstecz,
nowe obowiązki powiązane z kasami fiskalnymi,
pakiet uproszczeń dla przedsiębiorców,
podniesienie limitu zwolnienia z VAT z 200 tys. zł do 240 tys. zł od stycznia.

Te zmiany oznaczają, że biura rachunkowe będą musiały jeszcze dokładniej weryfikować status kontrahentów, kontrolować limity i poprawność stawek oraz pilnować zgodności z nowymi definicjami kosztów.

Jak AI może ograniczyć ryzyko podatkowe w praktyce?

W środowisku coraz ciaśniejszych regulacji ręczna kontrola wszystkiego staje się nierealna. Tu właśnie świecę przejmuje AI w biurze rachunkowym:

automatyczny screening kontrahentów – system okresowo sprawdza status VAT kontrahentów, sygnalizuje ryzyka, archiwizuje wyniki sprawdzeń;
analiza schematów transakcji – wykrywanie nieprawidłowych wzorców (np. częste sprzedaże aut poleasingowych, nienaturalne rozliczenia przy likwidacji spółki), które mogą przyciągnąć uwagę organów;
monitoring limitów VAT – AI na bieżąco śledzi, kiedy klient zbliża się do progu 240 tys. zł, i podpowiada optymalny moment przejścia na VAT czynny;
asystent przepisów – modele językowe (LLM) wspierają księgowych w interpretacji nowych definicji kosztów, ulgi mieszkaniowej czy IP BOX, podpowiadając konsekwencje różnych wariantów.

Biuro, które zbuduje wokół tego proces „kontroli podatkowej 4.0”, może zaoferować klientom coś więcej niż tylko rozliczenie – realne zarządzanie ryzykiem.

4. System kaucyjny, nabycia sprawdzające i podatek od wygranych – co musi wiedzieć księgowy

Wrzesień i początek października przyniosły też kilka zmian, które – choć wydają się szczegółowe – mogą generować liczne pytania klientów.

System kaucyjny i VAT

Od 01.10.2025 r. w Polsce działa nowy system kaucyjny dla:

butelek plastikowych,
butelek szklanych,
puszek metalowych.

Resort finansów opublikował obszerne objaśnienia podatkowe dotyczące tego, jak rozliczać VAT w systemie kaucyjnym. W praktyce oznacza to konieczność rozróżniania:

momentu powstania obowiązku podatkowego od towaru,
rozliczania samej kaucji i jej zwrotów,
ewidencji zwrotów opakowań.

Dla wielu małych sklepów czy sieci handlowych to spore wyzwanie operacyjne – a więc pole do wsparcia ze strony biura rachunkowego.

Rola AI:

pomoc w automatycznej identyfikacji transakcji związanych z kaucją,
gotowe szablony księgowań i reguły przypisywania dokumentów,
szybkie odpowiedzi dla klientów na bazie wbudowanej bazy wiedzy i objaśnień podatkowych.

Wyższy limit nabyć sprawdzających i większa ekspozycja na kontrole

Od 25.09.2025 r. zwiększono limit nabyć sprawdzających dokonywanych przez Krajową Administrację Skarbową:

z 2 tys. zł do 5 tys. zł na jednorazowy zakup.

Nabycia sprawdzające służą głównie do kontroli, czy przedsiębiorca wystawia dowód sprzedaży (paragon, fakturę). Wzrost limitu oznacza, że takie kontrole mogą dotyczyć poważniejszych transakcji, nie tylko drobnych zakupów.

Biuro rachunkowe powinno uświadomić klientom, że:

brak paragonu lub faktury przy takim zakupie grozi poważnymi konsekwencjami,
systemowe pilnowanie ewidencji sprzedaży (np. integracja kasy online z systemem księgowym) staje się koniecznością.

Rola AI:

analiza spójności między raportami z kas, płatnościami bezgotówkowymi i fakturami,
wykrywanie „dziur” w sprzedaży (np. godziny lub dni bez paragonów przy wysokich płatnościach kartą),
automatyczne raporty dla właścicieli firm pokazujące rzetelność ewidencji.

Podatek od wygranych – stawka w górę

Od 01.01.2026 r. planowany jest wzrost podatku od wygranych i nagród:

z 10% do 15%.

Dla biur rachunkowych oznacza to przede wszystkim konieczność aktualizacji schematów rozliczeń:

loterii promocyjnych,
konkursów pracowniczych i dla klientów,
różnego rodzaju programów motywacyjnych.

AI może wspierać księgowych w klasyfikacji świadczeń (nagroda/przychód z działalności/przychód z innych źródeł) i automatycznym naliczaniu podatku według aktualnej stawki.

5. Nowe ryzyka: „słupy” do 26 roku życia i integracje B2B poza kosztami

Na koniec wrześniowych informacji – dwie ważne kwestie, które dotykają zarówno etyki, jak i bezpieczeństwa podatkowego klientów.

KAS ostrzega młodych – fikcyjne umowy zlecenia

Krajowa Administracja Skarbowa ujawniła nowy proceder dotyczący osób przed 26. rokiem życia. Są one namawiane do:

podpisywania fikcyjnych umów zlecenia i wystawiania rachunków za nieistniejące usługi,
w zamian za wynagrodzenie „za użyczenie danych”.

Celem organizatorów jest obniżenie własnych zobowiązań podatkowych. Dla młodych ludzi oznacza to realne ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej.

Biura rachunkowe, obsługujące młodych przedsiębiorców lub osoby na B2B, mogą odegrać ważną rolę edukacyjną. Warto jasno komunikować, że:

„Nie ma legalnego sposobu na szybki zarobek za samo użyczenie danych do fikcyjnych umów – konsekwencje mogą ciągnąć się latami.”

NSA: integracja z B2B to koszt reprezentacji

Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził, że wydatki na integrację z współpracownikami B2B (np. wyjazdy integracyjne) nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Są traktowane jako koszty reprezentacji.

To kolejny przykład, że:

granica między kosztem pracowniczym a reprezentacją jest interpretowana restrykcyjnie,
schematy „optymalizacyjne” oparte na masowym B2B muszą być projektowane ostrożnie.

Jak może pomóc AI?

klasyfikacja wydatków na podstawie opisu i kontrahenta (pracownik vs B2B),
automatyczne oznaczanie potencjalnych kosztów reprezentacji do indywidualnej weryfikacji,
raporty dla klienta pokazujące, jaka część ponoszonych wydatków jest ryzykowna podatkowo.

Dzięki takim narzędziom księgowy zyskuje rolę „radaru podatkowego” dla klienta, a nie tylko osoby księgującej dokumenty po fakcie.

Podsumowanie: jak przygotować biuro rachunkowe na 2026 z pomocą AI

Wrzesień 2025 pokazał wyraźnie kierunek na kolejne lata:

więcej cyfryzacji (KSeF 2.0, system kaucyjny, kasy online),
wyższe obciążenia (składki ZUS, podatek od wygranych),
mocniejsze uszczelnianie podatków (ulgi, IP BOX, koszty, nabycia sprawdzające).

W takim otoczeniu rynkowym biuro rachunkowe ma dwa wyjścia:

Działać jak dotychczas i nadrabiać zmiany większą liczbą godzin pracy.
Wejść w model Księgowości 4.0, oparty na integracjach z KSeF, automatyzacji i narzędziach AI.

Jeżeli chcesz, by Twoje biuro znalazło się w drugiej grupie, zacznij od trzech kroków:

Audyt procesów – sprawdź, które czynności są dziś powtarzalne (wprowadzanie faktur, klasyfikacja kosztów, raporty, przypomnienia dla klientów) i nadają się do automatyzacji.
Integracja z KSeF 2.0 – potraktuj KSeF nie jako „problem”, ale jako źródło ustrukturyzowanych danych, które AI może błyskawicznie przetwarzać.
Budowa oferty doradczej – wykorzystaj AI do symulacji podatkowo-składkowych, monitoringu ryzyka i przygotowywania klarownych raportów dla klientów.

Rok 2026 będzie trudniejszy kosztowo dla przedsiębiorców, ale dla nowoczesnych biur rachunkowych może być rokiem skoku jakościowego. Pytanie nie brzmi już „czy”, ale „jak szybko” wdrożysz w swoim biurze rozwiązania AI i automatyzację, które pozwolą zamienić regulacyjne wyzwania w przewagę konkurencyjną.